Zásady ochrany osobních údajů

Úvodem

Arbowise je software pro péči o zeleň — webová aplikace a mobilní aplikace pro terén. Tento dokument popisuje, jaké údaje zpracováváme ve třech různých situacích: když si prohlížíte tento web, když nám napíšete přes kontaktní formulář a když aplikaci Arbowise používáte jako uživatel organizace, která si ji pořídila.

Snažili jsme se popsat skutečný stav, ne obecné fráze — včetně věcí, které bychom radši měli vyřešené lépe.

1. Kdo jsme

Web arbowise.cz a aplikaci Arbowise provozuje Arvio Technologies s.r.o., se sídlem Jaselská 275/6, Bubeneč, 160 00 Praha 6, IČ 23536772, DIČ CZ23536772, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, spisová značka C 428845.

Ve věcech ochrany osobních údajů nám napište na info@arbowise.cz.

2. Návštěva webu arbowise.cz

Samotné prohlížení webu po vás nechce žádné údaje a k ničemu se nemusíte přihlašovat. Co se přitom děje:

• Jedna cookie — vaše jazyková volba. Web ukládá cookie NEXT_LOCALE, aby si pamatoval, v jakém jazyce chcete stránky číst. Jinou cookie web nenastavuje.
• Měření návštěvnosti (PostHog). Sledujeme, které stránky se otevírají, na co se kliká a jestli se kontaktní formulář začal vyplňovat a odeslal (nikdy jeho obsah), abychom web zlepšovali. Měření běží v evropském cloudu PostHogu. Neukládá si nic do vašeho prohlížeče — údaje o měření žijí jen po dobu jedné návštěvy, takže vás na webu nepoznáme jako vracejícího se člověka. Nenahráváme obrazovku ani pohyb myši.
• Písma se načítají z našeho serveru, ne z Googlu — prohlížeč si při čtení webu nikam jinam nesahá.
• Web běží u poskytovatele cloudového hostingu (Vercel).

3. Kontaktní formulář

Když nám napíšete přes formulář na stránce Kontakt, zpracujeme jméno, e-mail, firmu nebo organizaci (nepovinné), text zprávy a IP adresu, ze které formulář odešlete.

Zpráva se odešle e-mailem na naši adresu info@arbowise.cz prostřednictvím služby pro doručování e-mailů (Resend); součástí odeslaného e-mailu je i vaše IP adresa. IP adresu zároveň používáme k tomu, abychom omezili počet zpráv z jedné adresy na pět za minutu a formulář nezahltili roboti.

4. Účet v aplikaci Arbowise

Účty do aplikace vznikají na pozvánku — dostávají je lidé z organizací, které Arbowise používají. K účtu vedeme jméno, e-mail a případně telefon a profilovou fotku, pokud si je doplníte.

Přihlásit se lze heslem, nebo účtem Microsoft. U každého přihlášení si ukládáme IP adresu a identifikaci prohlížeče a zapisujeme přihlášení a odhlášení do provozního záznamu — potřebujeme to kvůli bezpečnosti účtů.

5. Mobilní aplikace — k čemu potřebuje oprávnění

Mobilní aplikace slouží arboristům v terénu. Říká si o tato oprávnění a používá je takto:

Polohu nesledujeme na pozadí. Aplikace pracuje s polohou jen tehdy, když ji máte otevřenou.

6. Hlášení chyb (zatřesení telefonem)

Když v mobilní aplikaci zatřesete telefonem, otevře se formulář hlášení chyby. K hlášení se přikládá snímek obrazovky, na které jste byli, a diagnostika. Snímek i hlavní část diagnostiky vidíte ve formuláři dřív, než hlášení odešlete.

Součástí hlášení je:

• snímek obrazovky — a ten může obsahovat data, která jste měli právě otevřená,
• verze aplikace, typ a verze systému, název zařízení,
• souřadnice vaší polohy a stav připojení,
• obrazovka, na které jste byli, stav synchronizace a počty načtených záznamů,
• vaše identifikace — jméno a e-mail, abychom věděli, komu se ozvat.

Hlášení se ukládá u nás a přeposílá se do našeho nástroje pro evidenci chyb (Linear), kde snímek leží v neveřejné části pracovního prostoru. Hlášení čte náš tým, který na chybě pracuje.

Hlášení nám posíláte vědomě, a proto je výjimkou z pravidla, že do dat vaší organizace bez jejího svolení nenahlížíme (bod 8). Osobní údaje v textu hlášení se automaticky zamažou a před odesláním vás upozorníme, abyste nesdíleli nic, co sdílet nechcete.

7. Měření provozu aplikace

Aplikace (webová i mobilní) měří, jak se používá — které obrazovky se otevírají, jak dlouho trvají operace, jestli je zařízení online a kolik záznamů se synchronizovalo. Měření běží v evropském cloudu PostHogu.

• Po přihlášení je měření navázané na váš účet — přenáší se vaše id, jméno a e-mail. Po odhlášení se toto propojení ruší.
• Platí pravidlo, že do měření nepatří osobní údaje klientů vaší organizace — jen identifikátory záznamů, počty a doby trvání.
• Obrazovku nenahráváme. Do měření se automaticky hlásí chyby aplikace (text chyby a místo v kódu, kde nastala).

8. Data, která do aplikace vkládají uživatelé

Podstatná část údajů v Arbowise nejsou údaje o vás, ale data, která do aplikace vkládá vaše organizace: zakázky, stromy a měření, kontakty a klienti, dokumenty, fotografie a e-mailová komunikace. Tato data ukládáme do naší databáze a do úložiště souborů.

Odcházejí dál jen tehdy, když příslušnou funkci použijete:

• Propojení e-mailu (Microsoft Exchange nebo Gmail) — když si ho organizace zapne, stahujeme z vybraných složek zprávy a ukládáme jejich text k zakázce. Přílohy zpráv u sebe neukládáme, stahují se až ve chvíli otevření. Kolik dní zpětně se zprávy načítají, si nastavuje organizace.
• AI funkce (asistent, generování a rozbor dokumentů) — obsah, se kterým pracujete, se odesílá poskytovateli jazykového modelu. Zadání i odpověď si ukládáme i u sebe, abychom uměli dohledat, co model dostal a co vrátil.
• Čtení naskenovaných dokumentů (OCR) — dokument se odesílá na náš server v Azure a odtud službě Azure AI Document Intelligence.
• Určení druhu rostliny — fotka se odesílá službě Pl@ntNet.
• Mapy, adresy a katastr — mapové podklady, našeptávač adres a data katastru se načítají přímo z vašeho zařízení od jejich poskytovatelů (Mapy.cz od Seznam.cz, OpenStreetMap, Esri, ČÚZK). Tito poskytovatelé tak vidí adresu, kterou hledáte, nebo výřez mapy, který si zobrazujete.
• Ověření firemních údajů — IČO a DIČ ověřujeme proti veřejným rejstříkům ARES a VIES.

Komu tato data patří a kdo do nich vidí:

• Data patří organizaci, která je do Arbowise vložila. Jiné organizace, které Arbowise používají, do nich nevidí.
• My jako provozovatel k nim přistupujeme jen se svolením organizace. Každé takové nahlédnutí se zaznamená a organizace ho v záznamu vidí.
• Výjimkou jsou hlášení chyb, která nám uživatel vědomě pošle (bod 6). Osobní údaje v jejich textu se automaticky zamažou.
• Organizace si svá data může vyexportovat a odnést.

9. Komu údaje předáváme

Nikomu je neprodáváme. Předáváme je jen poskytovatelům, bez kterých by aplikace nefungovala:

Někteří z těchto poskytovatelů zpracovávají údaje i mimo Evropskou unii. Napište nám a upřesníme, kterých se to týká.

10. Jak dlouho údaje uchováváme

Řekneme to na rovinu: automatické mazání po uplynutí lhůty dnes nemáme. Data, která vaše organizace do Arbowise vloží, u nás zůstávají po dobu, kdy aplikaci používá. Konkrétní lhůty pro jednotlivé druhy záznamů připravujeme a doplníme je sem.

Co už dnes platí:

• hlasovou nahrávku po přepisu na serveru neuchováváme,
• doručovací token pro oznámení mažeme při odhlášení,
• kolik dní zpětně se načítá e-mailová komunikace, si nastavuje sama organizace.

Chcete-li něco smazat dřív, napište nám — viz bod 11.

11. Vaše práva

Podle evropského nařízení o ochraně osobních údajů máte právo vědět, jaké údaje o vás zpracováváme, žádat o jejich opravu nebo výmaz, žádat o omezení zpracování, vznést proti zpracování námitku a získat své údaje ve strojově čitelné podobě. Máte také právo obrátit se se stížností na Úřad pro ochranu osobních údajů.

Kteroukoli z těchto věcí u nás uplatníte e-mailem na info@arbowise.cz. Pokud Arbowise používáte jako zaměstnanec nebo spolupracovník nějaké organizace, ozvěte se prosím nejdřív jí — data v aplikaci vede ona.

12. Změny tohoto dokumentu

Aplikaci vyvíjíme dál a s ní se bude měnit i tento text. Aktuální znění najdete vždy na této adrese. Anglický a německý překlad je jen informativní — v případě rozporu platí toto české znění. Související podmínky užití řeší užívání tohoto webu.